Nessuno è perfetto. Quando ti destreggi tra molti clienti o una lunga lista di cose da fare, alcune e-mail potrebbero rimanere intatte nel telefono per un periodo di tempo imbarazzante. Anche se potresti provare vergogna, nervosismo o turbamento una volta che ti rendi conto del tuo errore, è importante risolvere la situazione comunicando con la persona coinvolta attraverso una risposta via email di scuse in ritardo.
Se la comunicazione scritta non è il tuo forte e stai lottando per creare questa email, niente panico! Abbiamo creato quattro modelli di risposta e-mail in ritardo per diverse situazioni in modo che tu possa avere una linea di base su come rispondere con scuse sincere e pianificare di andare avanti insieme.
Le basi
Non importa quale sia il motivo per cui scrivi una risposta e-mail in ritardo, ci sono alcune cose da fare e da non fare per creare questo messaggio.
- Ricorda tutti gli elementi propri della comunicazione professionale. Lo scopo di questa email è scusarsi e dimostrare che sei ancora un professionista con cui vale la pena lavorare. Avere un oggetto diretto e specifico, iniziare con un saluto professionale, correggere sempre le bozze, evitare lo slang casuale, mantenere un tono professionale e terminare con una firma di chiusura. Quando ricevi una risposta in ritardo, puoi apparire disorganizzato e poco professionale. Combatti questa nozione con una nota ben costruita e ponderata che aderisce a tutti gli standard professionali della comunicazione elettronica .
- Accetta la colpa dove la colpa è dovuta. Non importa quale sia stata la ragione dell'e-mail in ritardo, se c'è stata un'emergenza personale o se l'hai completamente dimenticato, scusati sinceramente per il ritardo. Accettare quella colpa dimostrerà che ti assumi la responsabilità del tuo lavoro e non trasferisci la colpa a qualcun altro.
- Sii aperto e onesto. Se ti senti a tuo agio, puoi condividere il motivo del tuo ritardo. Non entrare in troppi dettagli personali; invece di dire che a tua madre è stato diagnosticato un cancro, dì semplicemente che hai ricevuto una brutta notizia su un membro della famiglia e che ti sei preoccupato di aiutarlo in questo momento difficile. Tutti possono relazionarsi al fatto che nella vita succedono cose. Dare un piccolo sguardo alla tua vita, senza essere troppo rivelatore, può dare loro un'idea di cosa stai passando e capiranno di più da dove vieni.
- Non essere eccessivamente emotivo. Sebbene sia importante essere onesti con il cliente, poiché ciò può favorire la fiducia, c'è una differenza tra onestà e TMI. Non importa cosa stai passando, la comunicazione professionale non è il posto giusto per scaricare i tuoi problemi. Mantieni la tua risposta lucida e rimuovi i dettagli non necessari. Puoi dire di aver subito una perdita, ma non diventare più specifico di così.
- Dettaglia i tuoi prossimi passi su ciò che intendi fare andando avanti. Ancora più importante, correggi questo errore di comunicazione con il tuo piano dettagliato su come portare avanti il progetto ora che sei coinvolto. Fai sapere loro quali sono i tuoi passi, di cosa hai bisogno da loro e come puoi lavorare insieme per portare a termine il progetto su cui stai lavorando.
Una comunicazione aperta e onesta può risolvere quasi tutti i problemi. Un'e-mail ben formulata può aiutarti a rimetterti in carreggiata per ricucire questo rapporto professionale.
Modelli di risposta e-mail in ritardo
1. Quando ti sei appena dimenticato di rispondere
Siamo tutti colpevoli di questo; apri una mail, rispondi nella tua testa, prendi nota mentale per rispondere più tardi , e poi tu... non rispondi mai. Quando ti ricordi, li hai lasciati appesi per una settimana o più.
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Quindi, come costruisci una risposta in modo da non sembrare completamente poco professionale e disorganizzato?
Destinatario –
Mi dispiace molto per aver restituito la tua email solo ora. Ho letto la tua email subito dopo che l'hai inviata e volevo rispondere quella sera. Con tutto quello che sta succedendo, si è perso nella confusione e spero che mi perdonerai per una risposta così tardiva.
Dopo aver chiesto scusa, puoi continuare a rispondere alla loro email.
2. Quando hai perso una scadenza del progetto
A volte una risposta lenta a un'e-mail può comportare una scadenza non rispettata. In questo caso, non solo devi scusarti, ma collaborare con il cliente per elaborare una sequenza temporale modificata che soddisfi entrambe le tue esigenze. Offrire soluzioni e suggerimenti da parte tua dimostrerà che sei pronto a risolvere i problemi e ad adattarti.
Destinatario –
Mi dispiace informarti che non ho ancora completato questa parte del progetto e ho mancato la scadenza. Ho avuto un evento personale che ha avuto un impatto sulla mia disponibilità [o] A causa di complicazioni impreviste, questa particolare parte dell'attività ha richiesto più tempo di quanto precedentemente assegnato nella nostra cronologia. Mi dispiace per eventuali complicazioni che questo potrebbe causare da parte tua. Credo che con uno sforzo dedicato, sarò in grado di completare questa parte del progetto entro questa data. Per rimetterci in carreggiata e rispettare la nostra prossima scadenza, suggerisco di coinvolgere questa persona per aiutarci a completare il progetto.
Usa questo errore per comprendere le tue capacità di gestione del tempo e prevedere in futuro se mancherai una scadenza. A volte la vita accade e le cose accadono, ma se puoi dire a qualcuno prima della scadenza mancata che potresti aver bisogno di una proroga, possono mescolare più rapidamente le cose alla loro fine in modo da poter lavorare insieme a una soluzione.
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3. Quando torni dal tempo libero
Ogni volta che sarai fuori ufficio per alcuni giorni, è buona norma impostare una risposta automatica che specifichi quando tornerai, come puoi essere contattato in caso di emergenza e chi può contattare in intanto per una rapida risposta. Tuttavia, se sei uscito inaspettatamente o semplicemente ti sei dimenticato, ecco un buon modo per rispondere ai messaggi urgenti che si trovano nella tua casella di posta.
Destinatario –
Grazie mille per la tua email! Mi scuso per il mio ritardo nella risposta. Sono stato fuori ufficio da [questa data] fino a questa mattina per questioni personali, ma ora sono disponibile e felice di rispondere alla tua domanda.
Puoi dare un motivo più specifico per la tua assenza se sei vicino al cliente, ma puoi rimanere sul vago quanto necessario per farti sentire a tuo agio.
Dopo quell'apertura, puoi fornire tutte le informazioni richieste di cui il tuo cliente aveva bisogno.
4. Quando non puoi più soddisfare i termini del progetto
Le emergenze accadono. I membri della famiglia si ammalano gravemente, una persona cara muore, hai un incidente e sei ricoverato in ospedale. A volte, la vita ostacola il lavoro e semplicemente non puoi completare un progetto che avevi promesso di portare a termine.
Quando sei in ritardo rispondi a un'e-mail e devi dire loro che non puoi più affrontare il progetto, gestire l'argomento con grazia e offrire soluzioni dove puoi è fondamentale.
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Ecco un esempio di email che potresti modificare per spiegare la tua situazione.
Destinatario –
Di recente, ho vissuto un evento devastante nella mia vita personale che ha avuto un impatto significativo sulla mia capacità di lavorare. A causa di questo evento, non sarò più in grado di completare adeguatamente il tuo progetto. Per il prossimo futuro, ho deciso di prendermi una pausa per aiutare la mia famiglia e non potrò completare il tuoprogetto.
Al mio posto, consiglio vivamente a questa persona di assumere il lavoro. Li ho compilati con i dettagli del tuo progetto e li ho copiati su questa e-mail in modo che voi due possiate iniziare a parlare dei prossimi passi necessari nel progetto. Questa persona ha una vasta esperienza in questo campo e penso che ti piacerà molto lavorare con loro.
copia la nuova persona che stai consigliando di assumere il lavoro nell'e-mail in modo che il cliente possa iniziare immediatamente a lavorare con loro. Ciò aiuterà tutti a iniziare a riprendere il progetto da dove avevi interrotto il prima possibile.
La quantità di lavoro che dovrai svolgere nella transizione del progetto dipenderà in larga misura dal tipo di lavoro che stavi svolgendo. Se eri un videografo freelance e non puoi più coprire l'evento, puoi semplicemente informare il nuovo freelance dei dettagli dell'evento e delle aspettative del cliente in modo che possano occuparsi delle riprese da lì. Se stai passando il progetto a un'altra persona nella tua azienda, si spera che abbia familiarità con la descrizione del tuo lavoro e il cliente che stanno assumendo per il momento.
Mantieni onesta la tua risposta e-mail in ritardo
Anche se hai impiegato diversi giorni per rispondere, la cosa più importante che puoi fare per salvare la relazione è essere aperto e onesto con la tua comunicazione. Le persone apprezzano l'onestà e le scuse sincere per il ritardo inviano un messaggio forte che sei pronto a correggere i tuoi errori.
In futuro, cerca di ricordare che una risposta breve è meglio del silenzio. Se non hai il tempo di inviare una risposta completa, invia un'e-mail veloce dicendo che hai ricevuto il loro messaggio e non vedo l'ora di parlare con loro in dettaglio presto. Quindi, imposta un promemoria sul telefono per chiederti di rispondere quando hai più tempo. Sapere che non sono stati dimenticati, ma che stai gestendo qualcos'altro, invia il messaggio che ti interessa. Non rimandare la risposta; dedicare solo un momento per inviare un messaggio veloce può fare la differenza.
